Chính phủ vừa ban hành Nghị định 18/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số nghị định nhằm cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính, điều kiện kinh doanh thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp. Trong đó, nhiều quy định liên quan đến lĩnh vực hộ tịch được điều chỉnh theo hướng giảm giấy tờ, tăng khai thác dữ liệu điện tử.

Ảnh minh họa

Nghị định gồm 6 chương, 18 điều, sửa đổi, bổ sung 15 nghị định trong các lĩnh vực như trọng tài thương mại, giám định tư pháp, luật sư, đấu giá tài sản, hòa giải thương mại, tư vấn pháp luật, thi hành án dân sự, đăng ký biện pháp bảo đảm, hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ tịch, nuôi con nuôi, quốc tịch Việt Nam…

Không bắt buộc nộp bản giấy nếu đã có dữ liệu điện tử

Đáng chú ý, Nghị định sửa đổi, bổ sung nhiều nội dung của Nghị định 123/2015/NĐ-CP theo hướng giải quyết thủ tục dựa trên dữ liệu điện tử, hạn chế yêu cầu xuất trình bản chính giấy tờ.

Theo quy định mới, khi đăng ký hộ tịch hoặc yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, người dân chỉ cần cung cấp thông tin về giấy tờ tùy thân (số, ngày cấp) hoặc số định danh cá nhân. Cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu thông tin qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu liên quan để đối chiếu.

Chỉ trong trường hợp không khai thác được thông tin hoặc dữ liệu chưa đầy đủ, không chính xác, cơ quan đăng ký mới yêu cầu xuất trình bản chính để chứng minh và hướng dẫn cập nhật lại thông tin.

Đơn giản hóa xác nhận tình trạng hôn nhân, đăng ký lại hộ tịch

Nghị định cũng sửa đổi thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân đã ly hôn hoặc có vợ/chồng chết; thủ tục đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử theo hướng đơn giản hóa.

Người yêu cầu chỉ cần cung cấp thông tin về bản án, quyết định ly hôn, giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử; cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ chủ động tra cứu trên hệ thống dữ liệu. Trường hợp giấy tờ thuộc nhóm có thể thay thế bằng dữ liệu (giấy tờ tùy thân, giấy tờ cư trú, thẻ bảo hiểm y tế), người dân không phải nộp bản giấy nếu thông tin đã có trong hệ thống.

Bỏ yêu cầu xác nhận của thủ trưởng cơ quan nếu đã có dữ liệu

Đối với trường hợp đăng ký lại khai sinh của cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang, Nghị định bãi bỏ yêu cầu nộp văn bản xác nhận của thủ trưởng cơ quan, đơn vị nếu cơ quan đăng ký hộ tịch có thể khai thác được các thông tin liên quan trên cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc cơ sở dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức.

Quy định này được đánh giá góp phần giảm đáng kể thành phần hồ sơ, rút ngắn thời gian xử lý và tránh phát sinh thủ tục trung gian không cần thiết.

Tra cứu dữ liệu thay cho xác minh bằng văn bản

Một điểm mới khác là sửa đổi quy trình xác minh hồ sơ đăng ký lại khai sinh, đăng ký lại kết hôn khi thực hiện tại UBND cấp xã không phải nơi đã đăng ký trước đây.

Theo đó, công chức tư pháp – hộ tịch sẽ tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thông qua nghiệp vụ cấp bản sao. Kết quả tra cứu là căn cứ xác định đủ hay không đủ điều kiện đăng ký lại, thay vì phải gửi văn bản đề nghị xác nhận đến địa phương nơi đã đăng ký trước đây như trước đây.

Theo Bộ Tư pháp, các sửa đổi, bổ sung nêu trên nhằm thực hiện chủ trương cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu, tăng sử dụng thông tin số thay thế thành phần hồ sơ giấy, qua đó tạo thuận lợi cho người dân, giảm chi phí tuân thủ và nâng cao hiệu quả quản lý.

Nghị định 18/2026/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 15/01/2026.